La implantación de un sistema ERP conlleva un proceso, un conjunto de pasos, de los que es necesario estar conscientes cuando emprendemos este tipo de proyectos, si es que queremos llevarlo adelante con éxito.
En las entregas anteriores vimos en qué consiste la fase inicial y las etapas I al IV, a saber, Preparación del Proyecto, Conocimiento del Negocio, Determinación del Alcance Real del Proyecto, Instalación del Sistema y Levantamiento de los Datos para la Configuración del Sistema, respectivamente.
En cuarta entrega revisaremos las fases V y VI del proceso de implantación de un sistema ERP, que consisten en los siguientes:
Fase V: Configuración del Sistema
Esta fase es responsabilidad primaria del consultor y corresponde a ingresar al sistema toda la información relacionada con los parámetros del sistema, misma que fue levantada por la empresa, en el formato solicitado por el consultor, en la cuarta etapa.
A la empresa le toca validar y confirmar que toda la información levantada es la que fue efectivamente suministrada.
Al terminar esta fase, el sistema ya está configurado y listo para recibir los datos maestros.
Aunque en el proceso de implantación la configuración del sistema es ejecutada por el consultor, es conveniente y a la vez necesario, que personal del equipo del proyecto de la empresa sea debidamente entrenado en ello.
El propósito de esto es lograr autosuficiencia ante la eventual necesidad de una reconfiguración del sistema.
Fase VI: Desarrollo de Adecuaciones y Personalizaciones
Personalizar y adecuar el sistema, significa entallarlo a las medidas específicas de la empresa, como cuando compramos un vestido ya confeccionado, y lo ajustamos a nuestra propia silueta.
Uno de los recursos que tienen los sistemas actuales para lograr esta personalización, es la parametrización que ya hemos abordado, al describir las etapas anteriores del proceso de implantación.
Otro mecanismo, es la capacidad de adicionar campos a los entes de información que maneja el sistema, tanto maestros como documentos transaccionales. Por ejemplo, clientes, proveedores, facturas de venta, etc. Esto se permite porque puede haber la necesidad de agregar datos particulares en ciertos archivos maestros y documentos transaccionales. Por ejemplo, codificación de la ruta, tanto en el maestro de clientes, como en las facturas de venta, para las diversas agencias y sucursales, necesaria para ordenar las entregas de mercancía y las visitas de cobro. Fecha tope de entrega de un pedido de cliente, especialmente útil cuando se trata de clientes del sector gobierno, y así sucesivamente. Estas necesidades debieron ser identificadas en la etapa de conocimiento del negocio y plasmadas en el informe de “Análisis de Brecha o Gap Analysis”.
También se deben personalizar los formularios, como las cotizaciones, pedidos y facturas de venta, las órdenes de compra, los cheques, los “picking list”, los estados de cuenta, entre otros. En cuanto a los reportes, los sistemas actuales traen un número plural de informes, pero lo más recomendable, es escoger los que nos entregan la información que necesitamos para llevar adecuadamente nuestros controles diarios, mensuales y anuales y concentrarnos en esos, durante el proceso de implantación. Una vez estemos ya operando el sistema, podemos ir explorando todos los demás reportes que ofrece el sistema, e inclusive elaborar otros, ajustados a nuestras propias necesidades. La experiencia nos dice que difícilmente, durante el proceso de implantación, cuando apenas se está conociendo el nuevo sistema, los usuarios pueden determinar realmente sus necesidades de informes, más allá de lo que manejan día a día.
Es importante entonces, que la empresa sí se asegure de que dentro de su grupo de trabajo interno, quede personal suficientemente entrenado para poder después, tanto adecuar, como desarrollar nuevos reportes, evitando así la dependencia del consultor en estas tareas post-implantación.
Otro tipo de adecuaciones, corresponde a la necesidad de interconectar el nuevo sistema con otros que tenga la empresa, y que atiendan funciones especializadas. Por ejemplo, sistemas de pago de planilla de sueldos y salarios, sistemas de administración de bodegas, entre otros. Éstas son adecuaciones más complejas de desarrollar y dependen de la capacidad técnica de integración, que tengan estos otros sistemas, así como del nivel de conocimiento que tenga la empresa sobre los mismos. En todo caso, estos requerimientos también debieron ser identificados en la etapa de conocimiento del negocio, y detallados en el informe de “Análisis de Brecha o Gap Analysis”.
Le invitamos a esperar la siguiente entrega, en donde revisaremos las fases VII y VIII, a saber, Pruebas y Migración de Datos Maestros.
Le interesa conocer más sobre el tema, escríbanos a info@infotechnology-con.net.
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