Cuando su empresa se aboca a un proyecto de adquisición e implantación de sistemas ERP, es muy común que al elaborar el presupuesto solamente se tomen en cuenta los costos que el proveedor del sistema ha especificado en su propuesta. Estos incluyen:
- El precio de las licencias y el número de licencias solicitadas
- El precio de las horas de consultoría de implantación, junto con un estimado de horas requeridas
- El precio del entrenamiento por usuario y el número de usuarios
- El costo de la garantía tecnológica por dos años
- El costo del servicio de soporte para el año siguiente a la culminación de la implantación
En adición, se toman en cuenta también el costo del equipo donde se alojará el sistema, el de las licencias del manejador de base de datos que requiere el sistema y la contratación de las comunicaciones necesarias, si hay oficinas físicamente dispersas.
Sin embargo, hay costos adicionales que no se toman en cuenta al presupuestar el proyecto y que no son nada despreciables. Los cinco más comunes son:
- Gap Analysis o Análisis de Brecha
Difícilmente encontraremos un ERP que se ajuste al 100% a las necesidades de los procesos y operaciones de nuestra empresa. No obstante, una buena métrica, es que por lo menos cubra el 80%.
Ahora bien, cómo podemos determinar si se ajusta 70%, 80% o 90%. Lo apropiado sería que previo al proceso de adquisición, la empresa llevara a cabo un análisis de sus necesidades, levantara un documento de requerimientos obligatorios y documentara sus procesos críticos. Esta información debería ser entonces compartida con los oferentes de sistemas, para que ellos puedan incluir en su propuesta los tiempos y costos estimados de consultoría para la adecuación del sistema.
Sin embargo, es común que este estudio no se haga en forma previa, sino cuando ya se contrató el nuevo sistema. Es en ese momento que emergen los costos de adecuación que no fueron considerados en el presupuesto original del proyecto, los cuales pueden llegar a ser de magnitudes importantes, si resultara que el sistema que hemos adquirido solamente cubre el 70% o menos de nuestros requerimientos. En este momento, ya es muy difícil echarse para atrás, y tocará aceptar el costo excedente o sacrificar estas necesidades no cubiertas.
La recomendación es entonces, que conduzca un estudio y levantamiento de requerimientos y procesos críticos de su empresa antes de adquirir el sistema y que esto forme parte de la información que proporciona a los oferentes, para que sea considerada en sus respectivas propuestas.
- Puesta a punto de las estaciones de trabajo
Los sistemas ERP que requieren instalar una porción del programa en las estaciones de trabajo, los denominados del tipo “fat client”, necesitan que estas estaciones o PC’s cuenten con ciertos requisitos en cuanto a capacidad de memoria RAM, de procesador o CPU, de disco y de versión de sistema operativo.
Generalmente esta información no se solicita a los oferentes como parte de su propuesta y fácilmente resulta que las estaciones de trabajo con las que cuenta la empresa, tal vez el 90% no llena estos requisitos y deben ser adecuadas o tal vez descartadas y reemplazadas por nuevos equipos.
Recomendación: solicite que el oferente le especifique en su propuesta las características que deben tener las estaciones de trabajo para que el sistema funcione en forma correcta y eficiente. De esta manera, podrá revisar previamente el estatus de sus equipos actuales e incluir en el presupuesto el costo necesario para adecuarlos o reemplazarlos.
- Integración con otros sistemas de la empresa
Si su empresa cuenta con otros sistemas que están cubriendo áreas especializadas, como por ejemplo, Gestión de Recursos Humanos y Pago de Planillas, Puntos de Venta, Gestión de Bodegas, entre otros, es importante determinar si se va a necesitar integrarlos con el nuevo ERP o no. Si se concluye que es necesario hacerlo, se debe analizar y definir qué datos se integrarán, en qué transacciones se ejecutará el intercambio de información, cómo se hará la integración y con qué recursos técnicos cuentan estos sistemas para lograrlo. Al igual que indicamos en el punto No. 1, esta información debe ser proporcionada a los oferentes para que sea considerada en sus respectivas propuestas.
- Análisis y depuración de los datos actuales
Cuando nos abocamos al reemplazo del sistema que tenemos, por uno nuevo, es importante tomar en cuenta que paralelamente al proyecto de implantación, debemos ejecutar un sub-proyecto, cuyo propósito es analizar y depurar los datos almacenados en el sistema actual, antes de cargarlos al nuevo.
Por qué esto es importante: es muy común que a lo largo de la vida útil de un sistema no se ejecuten depuraciones periódicas de los datos, principalmente de los datos maestros (clientes, proveedores, artículos de inventario, activos fijos, cuentas bancarias y cuentas contables). Si no aprovechamos el cambio de sistema para hacer esta limpieza, estaríamos recargando el nuevo sistema con datos que ya no tienen relevancia o que no son necesarios, o peor aún inválidos. Por ejemplo, hemos visto casos que en el sistema actual, el maestro de artículos de inventario tiene 12,000 ítems, pero de ellos solamente 4,000 son los que tienen vigencia.
También es importante, revisar que los datos contenidos de los registros vigentes, estén completos, actualizados y correctos. Por ejemplo, direcciones de los clientes, números de identificación fiscal, datos de contacto, los saldos de las Cuentas Auxiliares contra sus respectivas Cuentas de Mayor, etc.
Esta tarea lamentablemente no se puede traspasar al proveedor del nuevo sistema, sino que tiene que ser hecha con recursos propios de la empresa.
En este caso, la recomendación es que una vez toma la decisión de adquirir un nuevo sistema, planifique, organice y ejecute un sub-proyecto de análisis y depuración de los datos de su sistema actual. Esto permitirá ganar tiempo y agilizar posteriormente el proceso de implantación del nuevo ERP.
- Consultoría para gestionar el plan de trabajo del proyecto
Como todo proyecto, la implantación de sistemas requiere de una planificación y un seguimiento para minimizar los riesgos de falla.
Existe la tendencia a darle esta responsabilidad a los jefes o encargados de sistemas de la empresa, olvidándose de que estas personas, además de sus actividades cotidianas, también tienen tareas asignadas dentro del plan de trabajo.
Lo mejor es contratar a un consultor que lidere al equipo de trabajo y administre especialmente el alcance, los cambios y los riesgos del proyecto.
Si usted está pensando en un proyecto de esta naturaleza, nuestra intención al compartirle esta información, no es que se asuste, sino más bien que esté consciente de tareas que deben ser consideradas parte del mismo, y por ende tomadas en cuenta en la planificación. Es mejor saber anticipadamente que estos costos existen, porque así nos preparamos mejor para controlarlos. De otro modo, fácilmente un proyecto, que el proveedor indica tomará 4 meses, termina tomando 12 y costando el doble del presupuesto.
Le interesa conocer más sobre el tema, escríbanos a info@infotechnology-con.net.
