La implantación de un sistema ERP conlleva un proceso, un conjunto de pasos, de los que es necesario estar conscientes cuando emprendemos este tipo de proyectos, si es que queremos llevarlo adelante con éxito.
En la segunda entrega vimos en qué consisten las etapas I y II, a saber, Conocimiento del Negocio y Determinación del Alcance Real del Proyecto, respectivamente.
En esta tercera entrega revisaremos las fases III y IV del proceso de implantación de un sistema ERP, que consisten en los siguientes:
Fase III: Instalación del Sistema
Esta fase corresponde a montar todos los componentes de hardware, red y software necesarios para que el sistema pueda ser utilizado, primero en las fases de configuración y adecuación/personalización, y luego ya en la fase de puesta en marcha.
La responsabilidad por la instalación de los componentes de hardware y de red es de la empresa, al igual que la del software base como el sistema operativo y el motor de base de datos que éste requiera. Por su parte, el consultor será responsable de la instalación del ERP, incluyendo todos sus componentes y en todas sus capas, es decir, servidores y estaciones de trabajo.
Lo anterior es válido si el ERP fue adquirido en la modalidad “On Premise”, mientras que si se optó por la modalidad “Cloud” o en la nube, la empresa no necesita invertir en servidores, ni sus componentes de software, puesto que ésta se maneja como un arrendamiento de servicios de software (SAAS). Sin embargo, la empresa sí deberá considerar contratar acceso a Internet y la implementación de una red interna, si no cuenta ya con estas facilidades.
Fase IV: Levantamiento de los Datos para la Configuración del Sistema
Para manejar de manera flexible las características propias de cada negocio (personalizarlos), los sistemas actuales cuentan con un número importante de datos, denominados parámetros, con los cuales se logra adecuarlo a las necesidades particulares, tanto de la plaza o país, como de la empresa específicamente.
Ejemplo de estos parámetros son los impuestos de venta que se deben incluir en las facturas, los términos de pago que acepta la empresa, si se penaliza con un interés los saldos morosos de los clientes, las agrupaciones que se desean llevar de productos, de proveedores y de clientes, los tipos de cargos adicionales que se pueden incluir en las facturas de ventas, etc.
Normalmente, toda esta información la debe levantar la empresa, pero el consultor debe proveer un compendio de todo lo que se requiere y debe explicar de qué manera, cada parámetro afectará el comportamiento del sistema. Igualmente debe facilitar la plantilla donde estos datos deben ser levantados.
Uno de los parámetros más importantes a considerar, es el catálogo de cuentas contables. Los ERP actuales se integran en línea con el Libro Mayor General. Esto quiere decir, que para todas las transacciones que se procesen a través de los módulos auxiliares como Ventas, Compras, Inventario, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, etc., será registrado, de manera automática, el asiento contable correspondiente. Esto es con el propósito de que se garantice el cuadre entre Mayor y Auxiliares, evitando los dobles registros y lograr que el cierre mensual y la emisión de los informes financieros sea una labor más sencilla y expedita.
En función de esta integración, seguramente va a ser necesario que el catálogo de cuentas incluya lo que se denominan “cuentas puente” requeridas por el sistema, que permiten que para operaciones relacionadas, pero que ocurren en momentos distintos, se puedan completar las partidas dobles que exigen las reglas de Contabilidad. Ejemplo de estas operaciones es la recepción de mercancía entregada por el proveedor y la presentación de la respectiva cuenta u obligación, las cuales ocurren en momentos diferentes. El consultor deberá instruir al equipo contable de la empresa, sobre las cuentas de este tipo que se necesitan incluir en el catálogo.
Siguiendo con el tema de integración contable, entre auxiliares y Mayor, es importante entender las opciones que el sistema ofrece para declarar todas las cuentas que pueden participar en las diversas transacciones de negocio que éste maneje, pues toca a la empresa también, levantar esta información. Es el consultor, el responsable de lograr que al equipo contable de la empresa, le quede claro este tema. Una vez ejecutada esta parametrización, es necesario probar suficientemente cada transacción, de manera que estemos seguros de que afectan las cuentas contables correctas. Si no nos aseguramos de eso, podemos terminar con unos informes financieros inesperados y echarle la culpa al sistema. Esto, ya lo hemos visto en el transcurrir nuestra práctica profesional.
Otro conjunto de parámetros importante, corresponde a los perfiles de acceso al sistema y la lista de usuarios autorizados. Los perfiles de acceso se refieren a la agrupación por puesto de trabajo, de las funciones del sistema a las que tendrá acceso el usuario que desempeñe tal posición. Por ejemplo, vendedor, cajero, jefe de compras, jefe de inventario, oficial de crédito y cobros, supervisor de contabilidad, etc. La lista de usuarios no es más que dar los nombres de las personas que se desempeñan dentro de la empresa en cada posición.
Corresponde a la empresa proveer su organigrama en el que se deben detallar las posiciones y el nombre de las personas que las ocupan. Por su parte, el consultor, que es quien conoce en detalle todas las funciones que ofrece el sistema, debe diseñar los perfiles y validarlos después con la empresa.
Le invitamos a esperar la siguiente entrega, en donde revisaremos las fases V y VI, a saber, Configuración del Sistema y Desarrollo de Adecuaciones y Personalizaciones.
Le interesa conocer más sobre el tema, escríbanos a info@infotechnology-con.net.
){kind=link}