Para usted que en este momento está considerando implantar un sistema ERP en su empresa, hemos desarrollado una serie de artículos que describen cómo es el proceso de implantación, es decir, los pasos a seguir y las implicaciones que éstos conllevan, así como las responsabilidades, tanto de la empresa que lo adquiere, como del proveedor o consultor del producto.
Conocer este proceso le ayudará inicialmente a preparar una planificación preliminar de su proyecto. También a analizar la propuesta de los oferentes y determinar si efectivamente están considerando todos los elementos necesarios.
A final de cuentas, nuestro propósito es que usted, junto con su equipo de trabajo, puedan llevar adelante ese proyecto de implantación de sistemas ERP de manera exitosa, en su empresa.
Independientemente del tamaño de la empresa y del sistema ERP, el proceso de implementación es el mismo. La diferencia estará más bien en el alcance que tendrá el proyecto en cada caso, y este alcance lo determinará la cantidad de módulos que se implementarán, la cantidad de reportes adicionales que se necesitarán, las personalizaciones que se requieren (formularios de captura, formularios de impresión, campos adicionales, entre otras), y si hay o no, que desarrollar integraciones con otras aplicaciones, sean propias o de terceros.
Las fases que conlleva el proceso de implementación de un sistema son las siguientes:
- Preparación inicial del Proyecto
- Conocimiento del negocio
- Determinación del alcance real de la implementación
- Instalación del sistema
- Levantamiento de los datos para la configuración del sistema
- Configuración del sistema
- Desarrollo de adecuaciones y personalizaciones
- Pruebas
- Migración de datos maestros
- Migración de saldos iniciales
- Adiestramiento
- Puesta en marcha, monitoreo y estabilización
- Post-implantación
En esta primera entrega veremos a continuación, un detalle de las tareas específicas de la etapa de preparación del proyecto.
Fase Inicial: Preparación del Proyecto
Esta etapa inicial es la que permitirá a la empresa determinar un estimado preliminar del tiempo que se requiere para llevar a cabo la implantación del nuevo sistema, así como también un aproximado de los recursos propios que deben ser aportados para la ejecución del proyecto, y su dedicación.
Debemos indicar que en esta fase de planificación el equipo de trabajo de la empresa debería contar con el Gerente del Proyecto (propio o tercerizado), el Gerente Administrativo, el Gerente de Recursos Humanos y personal del área de Tecnología.
El insumo principal de esta fase es la oferta que haya presentado el proveedor del producto que haya sido seleccionado por la empresa, pues en ella deben detallarse los módulos que se han de implementar, el plan preliminar de trabajo, con la lista de todas las actividades que deben realizarse, los recursos que estaría aportando el proveedor en cada tarea, los recursos que deberá aportar la empresa y sus responsabilidades en cada actividad asignada.
Otro insumo importante que debe aportar el proveedor es la metodología de implementación que utiliza, la cual debe ser compartida con el equipo de trabajo de la empresa. Es esta metodología la que, en principio, define del plan de trabajo.
Podemos indicar que son objetivos de la fase de preparación del proyecto:
- Definir el alcance del proyecto a partir de la oferta de servicios del consultor implementador.
- Definir la estrategia de implementación.
- Establecer la planificación inicial del proyecto.
- Establecer los grupos de trabajo y su organización.
- Asignar los recursos a los grupos de trabajo.
Las tareas que fundamentalmente deben ser ejecutadas en esta fase son:
- Elaboración del cronograma general del proyecto de implantación.
- Definir los procedimientos que se utilizarán para la gestión del proyecto.
- Presentación inicial del proyecto.
- Planificación de los requerimientos técnicos.
Al final de esta etapa se deben obtener los siguientes resultados:
- Plan maestro del proyecto.
- Plan de gestión del proyecto.
- Alcance
- Incidentes
- Cambios
- Riesgos
- Comunicaciones
Es importante que las premisas sobre las cuales se elabore el plan de trabajo inicial, sean lo más realistas posibles, para que así también lo sea el plan.
Un error típico que cometen las empresas es asignar recursos al proyecto con los que realmente no cuenta. Por ejemplo, nombrar a una persona como «Experto Funcional» con dedicación completa al proyecto, pero no distribuir sus actuales funciones y responsabilidades a otro personal.
Le invitamos a esperar la siguiente entrega, en donde revisaremos las fases I y II.
Le interesa conocer más sobre el tema, escríbanos a info@infotechnology-con.net.
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