La implantación de un sistema ERP conlleva un proceso, un conjunto de pasos, de los que es necesario estar conscientes cuando emprendemos este tipo de proyectos, si es que queremos llevarlo adelante con éxito.
En la primera entrega vimos en qué consiste la etapa de preparación inicial del proyecto.
En esta segunda entrega revisaremos las fases I y II del proceso de implantación de un sistema ERP, que consisten en los siguientes:
Fase I: Conocimiento del Negocio
En esta fase el consultor del sistema y los expertos funcionales de la empresa trabajan juntos. El primero aplicará técnicas que le permitan indagar y conocer, aspectos relevantes como, los métodos de trabajo de la empresa, políticas y reglas de negocio vigentes, particularidades de su operación, procesos críticos, qué información deben entregar: a la gerencia de la empresa y sus accionistas, a socios de negocio, a entes reguladores o a otros sistemas, qué información deben consumir de otros sistemas, entre otros.
El consultor deberá documentar toda la información recopilada, y los expertos funcionales de la empresa deberán validar los conceptos allí planteados. Ésta será la base de conocimiento, sobre la que se sustentará el proceso de implantación.
En adición, el consultor deberá identificar y documentar la brecha que hay entre la funcionalidad que ofrece el sistema y las necesidades de la empresa. Compilada esta información, toca al consultor proponer cambios a los procesos actuales y tal vez a ciertas políticas o reglas de negocio, de manera que se reduzca lo más posible esta brecha, cuidando siempre que no se vulneren los controles y procurando mejoras en los procesos actuales. La empresa deberá evaluar con mente abierta esta propuesta, puesto que mientras más estrecha es esta brecha, por un lado, se requieren menos adecuaciones y por otro, más fluida será la implantación.
Lo que se acuerde con respecto a la propuesta de adecuaciones, tanto respecto a los procesos, políticas y reglas de negocio, por parte de la empresa, como a la funcionalidad del sistema, se debe dejar plasmado en blanco y negro, en lo que se conoce como “Informe de Análisis de Brecha o de Gap Analysis”.
El tiempo que tome esta etapa puede ser acortado, si previo a la adquisición del sistema, la empresa trabajó en el levantamiento de sus procesos, políticas y reglas de negocio, así como en sus requerimientos de información. Si esta documentación existe, el consultor del ERP podrá partir de esta base para conocer la operación de la empresa y sólo requerirá profundizar en algunos temas.
Desde nuestro punto de vista, esta fase es esencial y no se debe subestimar dedicándole poco tiempo, y mucho menos obviarla.
Fase II: Determinación del Alcance Real de la Implementación
Los sistemas ERP actualmente parecen un abanico de amplio espectro, puesto que incluyen una gran variedad de módulos, pero no necesariamente la empresa requiere implantarlos todos, desde el inicio. Luego de concluir la fase de conocimiento del negocio, el consultor debe estar en capacidad de determinar exactamente qué módulos se deben implantar de forma obligatoria para cumplir con los requerimientos imprescindibles y cuáles pueden esperar a que se complete la puesta en marcha del sistema, para ponerlos en uso. Los primeros corresponden a aquéllos que son necesarios para que el ciclo completo de las operaciones de la empresa se pueda manejar, y los segundos son aquéllos que responden a requerimientos deseables, más no obligatorios, por lo que se pueden implantar de manera escalonada. Por ejemplo, en una empresa comercializadora al por mayor, CRM o Tienda Virtual, ofrece funcionalidades deseables, pero no imprescindibles para comenzar.
Por otro lado, con el resultado del análisis de brecha, deben haberse identificado las adecuaciones y personalizaciones que se recomienda aplicar al sistema, para poder cumplir con los requerimientos obligatorios de la empresa.
Una vez quede establecido el alcance y las adecuaciones recomendadas, el consultor del sistema deberá reformular el plan o cronograma de trabajo, para presentarlo a consideración de la empresa y probablemente habrá un nuevo estimado del costo de la consultoría, que también debe ser evaluado y aceptado por la empresa. Ambas partes deberán entonces, acordar y acotar el alcance final, establecer los entregables, el cronograma y los costos correspondientes, y el equipo de trabajo. Todos estos acuerdos se formalizan en el Documento de Planificación del Proyecto, el cual será la hoja de ruta del proyecto.
Es a este plan de trabajo, al que debe dársele seguimiento durante la ejecución del proyecto, monitoreando tiempos y estado de las actividades, administrando la disponibilidad y dedicación de los recursos (tanto del consultor, como de la empresa), gestionando los riesgos del proyecto y los cambios al alcance, verificando que los entregables estén completos y sean de calidad.
Le invitamos a esperar la siguiente entrega, en donde revisaremos las fases III y IV.
Le interesa conocer más sobre el tema, escríbanos a info@infotechnology-con.net.
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